Coach càng đông khách càng dễ quên lịch nếu thiếu một hệ thống

Đông khách là tín hiệu tốt, nhưng cũng bắt đầu tạo áp lực vận hành

Ở giai đoạn đầu, một Coach có thể dễ dàng quản lý công việc bằng cách kết hợp Zalo, Google Calendar và trí nhớ cá nhân. Một vài khách hàng, vài phiên mỗi tuần, lịch thay đổi không nhiều nên mọi thứ vẫn khá nhẹ nhàng.

Vấn đề chỉ xuất hiện khi công việc bắt đầu phát triển.

Một Coachee xin đổi từ thứ Ba sang thứ Năm. Một người khác tạm dừng hai tuần. Một khách hàng mới vừa bắt đầu Engagement, trong khi một phiên đã được thống nhất qua tin nhắn nhưng chưa kịp đưa vào lịch.

Những việc này riêng lẻ đều rất nhỏ. Nhưng khi diễn ra cùng lúc với nhiều Coachee, Coach bắt đầu phải giữ quá nhiều thông tin trong đầu.

Lúc đó, câu hỏi không còn là “mình có nhớ lịch hay không”, mà là “cách quản lý hiện tại có còn đủ an toàn khi số lượng khách hàng tiếp tục tăng hay không”.

Một lịch hẹn bị quên có thể làm đứt cả nhịp Coaching

Trong Coaching, một phiên không chỉ là một cuộc hẹn trên lịch.

Nó nằm trong cả hành trình Coaching của Coachee.

Một phiên được đặt sau đúng một tuần có thể là thời điểm phù hợp để nhìn lại Action vừa thử. Một phiên bị lùi quá lâu có thể khiến trải nghiệm thực tế bị nguội đi. Một cuộc hẹn bị quên cũng dễ làm giảm cảm giác chuyên nghiệp và tin cậy của Coachee đối với Coach.

Vì vậy, khi số lượng khách hàng tăng lên, quản lý lịch không còn là một việc hành chính đơn thuần.

Nó bắt đầu trở thành một phần của chất lượng dịch vụ Coaching.

Coach cần biết không chỉ “hôm nay gặp ai”, mà còn hiểu phiên đó đang nằm ở đâu trong hành trình, đang phục vụ Goal nào và có điều gì cần tiếp tục từ phiên trước.

Session Calendar giúp Coach nhìn lịch trong đúng bối cảnh

Một Calendar thông thường có thể hiển thị:

15:00 – Coaching với Minh.

Thông tin đó đủ để biết thời gian gặp, nhưng chưa đủ để Coach bước vào phiên với bối cảnh rõ ràng.

Nếu phiên được đặt trong một hệ thống Coaching, Coach có thể nhìn nó như một phần của Engagement đang diễn ra, thay vì một cuộc hẹn đứng riêng lẻ.

Đây chính là điểm khác biệt của Session Calendar.

Coach không chỉ nhìn thấy một ô thời gian, mà nhìn thấy một phiên cụ thể của một Coachee cụ thể trong một hành trình cụ thể.

Khi đó, lịch làm việc không còn chỉ giúp Coach “không quên hẹn”. Nó còn giúp Coach duy trì tính liên tục giữa các phiên.

Khi số Coachee tăng, hệ thống cần thay thế trí nhớ

Một Coach có thể nhớ khá tốt lịch của 5 khách hàng. Có thể vẫn xoay xở được với 10 khách hàng.

Nhưng nếu business tiếp tục phát triển, cách vận hành cũng cần phát triển theo.

Thay vì cố nhớ nhiều hơn, Coach cần một hệ thống giúp giảm số thứ mình phải nhớ.

Đó mới là cách để tăng số lượng Coachee mà không làm tăng tương ứng mức độ căng thẳng và nguy cơ sai sót.

Nếu đang sử dụng CoachPro, hãy thử chọn một Coachee đang hoạt động, đưa các phiên sắp tới vào Session Calendar và nhìn lại toàn bộ lịch Coaching trong tuần.

Sau đó tự hỏi:

“Nếu số Coachee của tôi tăng gấp đôi, cách quản lý lịch hiện tại có còn đủ rõ để tôi vận hành tốt hay không?”

Nếu câu trả lời chưa chắc chắn, có lẽ vấn đề không nằm ở trí nhớ.

Nó nằm ở việc Coach đã có một hệ thống đủ tốt hay chưa.