Bạn đang dành bao nhiêu thời gian chỉ để nhắn tin qua lại nhằm chốt một lịch hẹn?

Một lịch hẹn có thể bắt đầu bằng rất nhiều tin nhắn

“Thứ Ba em rảnh lúc nào?”

“Chiều được không anh?”

“Khoảng 3 giờ nhé?”

“3 giờ em lại có cuộc họp, 4 giờ được không?”

“4 giờ anh lại có phiên khác…”

Một vài tin nhắn như vậy không phải vấn đề lớn.

Nhưng nếu Coach đang làm việc với 10, 20 hay nhiều Coachee cùng lúc, việc điều phối lịch có thể lặp lại gần như mỗi ngày.

Thời gian bị mất không chỉ nằm ở việc gửi tin nhắn. Coach còn phải mở lịch, kiểm tra khoảng trống, nhớ ai đã xác nhận, ai chưa phản hồi, rồi cập nhật lại khi có người đổi lịch.

Đây là một phần công việc rất dễ bị xem nhẹ.

Thời gian cho hành chính là thời gian bị lấy khỏi Coaching

Một Coach có thể dành nhiều năm để phát triển kỹ năng lắng nghe, đặt câu hỏi và xây dựng hành trình Coaching tốt hơn.

Nhưng khi công việc phát triển, thời gian lại dễ bị tiêu hao bởi những việc rất nhỏ: chốt lịch, đổi lịch, nhắc lịch và kiểm tra lại các cuộc hẹn.

Vấn đề không nằm ở một cuộc hẹn riêng lẻ.

Vấn đề nằm ở số lần Coach phải lặp lại cùng một công việc vận hành.

Một ngày mất 15–20 phút có vẻ không nhiều. Nhưng khi cộng dồn trong nhiều tuần, đó có thể là nhiều giờ mà Coach đáng lẽ có thể dùng cho chuẩn bị phiên, phát triển chuyên môn hoặc làm việc trực tiếp với Coachee.

Booking giúp tách việc đặt lịch khỏi việc nhắn tin

Khi có một hệ thống Booking, Coach có thể xác định những khoảng thời gian mình sẵn sàng nhận lịch và để Coachee chủ động lựa chọn trong phạm vi phù hợp.

Khi đó, việc đặt lịch không còn phụ thuộc hoàn toàn vào một chuỗi tin nhắn qua lại.

Quan trọng hơn, lịch hẹn có thể được đặt trong bối cảnh của Coachee, Engagement và các phiên Coaching thay vì chỉ tồn tại như một sự kiện riêng biệt trên lịch.

Coach giảm được việc điều phối thủ công, còn Coachee có trải nghiệm chủ động và rõ ràng hơn.

Hãy thử đo thời gian thay vì chỉ cảm nhận

Nếu đang làm Coaching thường xuyên, hãy thử theo dõi trong một tuần:

Bạn đã dành bao nhiêu phút để hỏi lịch, kiểm tra lịch, đổi lịch và xác nhận lịch với Coachee?

Sau đó tự hỏi:

“Những việc này có thực sự cần mình trực tiếp xử lý từng lần hay không?”

Nếu câu trả lời là không, đó có thể là dấu hiệu cho thấy hệ thống vận hành cần được cải thiện.

Trên CoachPro, bạn có thể thử áp dụng chức năng Booking/Lịch hẹn với một Coachee đang hoạt động và quan sát sự khác biệt.

Không phải để loại bỏ giao tiếp giữa Coach và Coachee.

Mà để dành giao tiếp cho những điều thực sự đáng để hai bên trao đổi.